In vielen Unternehmen ist das Intranet ein unverzichtbares Werkzeug zur Informationsbereitstellung, Kollaboration und Organisation von Prozessen. Doch trotz seiner Bedeutung wird oft wenig Wert auf einen klaren Aufbau und eine sinnvolle Struktur gelegt. Eine klare Struktur und eine durchdachte Aufteilung von Informationen sind von großer Bedeutung, um ein Intranet effizient nutzen zu können.
Wie wird ein erfolgreiches Intranet aufgebaut?
Der Aufbau eines Intranets kann in Phasen unterteilt werden: In der Planungsphase werden Ziele, Konzept und Projektplan definiert. In der Setup-Phase erfolgt die technische und inhaltliche Umsetzung. Nach dem Launch sollte der Rollout nicht vernachlässigt werden – interne Kampagnen und Schulungen erhöhen die Akzeptanz.
Tipp 1: Ziele des Intranets definieren
Häufige Zielsetzungen sind: Steigerung der Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterbindung, Produktivitätssteigerung und Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien.
Tipp 2: Die Zielgruppe definieren
Mitarbeiter können in verschiedene Gruppen eingeteilt werden: Non-Desk-Worker, Office-Mitarbeitende, Kundendienstmitarbeitende, Führungskräfte sowie Marketing- und Vertriebsmitarbeitende – jede Gruppe hat unterschiedliche Anforderungen an das Intranet.
Tipp 3: Benötigte Komponenten festlegen
Wichtige Komponenten eines Intranets sind: Startseite, Suche, Navigation, Dokumenten- und Dateiablage, Team- und Projektmanagement, interne Kommunikation sowie Schulungen und E-Learning.
Welche weiteren Komponenten braucht ein Intranet?
Moderne Intranets bieten zusätzlich: Sicherheitsmaßnahmen, Berechtigungskonzepte, Social Networking-Tools, Integration mit anderen Systemen, Mobile Unterstützung, Personalisierung und Integration von Drittanbieteranwendungen.
Beispiel für die Struktur eines Intranets
Typische Bereiche sind: Startseite (Neuigkeiten, Kalender, Links), Mitarbeiterverzeichnis (Kontaktdaten, Organigramm), Dokumentenbibliothek (strukturierte Ablage mit Zugriffsrechten), Projektmanagement-Tools und Schulungsbereich.
Fazit
Ein gut strukturiertes Intranet ist unverzichtbar für Unternehmen. Eine klare Zielgruppenbestimmung, die Auswahl des passenden Intranet-Typs und eine durchdachte Anordnung der Komponenten sind hierbei von großer Bedeutung.