Was ist Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-Tool, welches in viele verschiedene Microsoft Produkte integriert ist und als intelligenter Assistent fungiert. Copilot für Microsoft 365 ermöglicht es, eine Vielzahl von Funktionen in Echtzeit zu nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Generierung von Vorlagen und Textvorschlägen, Formatierungshilfen, Inhaltsrecherche und -zusammenfassung, die Umwandlung von natürlicher Sprache in Formeln, Unterstützung bei der Programmverwendung und vieles mehr.
Dabei besteht der M365 Copilot aus drei Komponenten:
Sprachmodell, das Large Language Model (LLM) „GPT" (Generative Pretrained Transformer): dieses sorgt dafür, dass natürliche Sprache verarbeitet werden kann
Microsoft Search: diese Funktionalität sorgt dafür, dass Informationen aus dem Unternehmen und Internet gesammelt und bei der Generierung von Inhalten genutzt werden
Microsoft Graph API: ermöglicht Copilot den Zugang zu Diensten in M365, und damit relevanten Kontext zu finden, beispielsweise aus E-Mails oder Dokumenten in SharePoint
In welchen Anwendungen kann Copilot M365 genutzt werden? Unsere Top 5 Anwendungen
1. Word: Effiziente Dokumentenerstellung
Die Arbeit in natürlicher Sprache ist wohl der einer der häufigsten Anwendungsfälle generativer KI. In Word kann der Assistent in sehr ähnlich Weise wie ChatGPT eingesetzt werden: automatische Text- und Formatierungsvorschläge, Fachausdrücke korrigieren, Strukturierung oder Überprüfung von Dokumenten. Charmant finden wir dabei jedoch die direkte Integration des Chatfensters in Word, wodurch das lästige Hin und Her wechseln zwischen Browser und Office-App entfällt.
2. Outlook und Teams: Projektmanagement und Kommunikation
Die Möglichkeit, vergangene E-Mails und Chats zusammenzufassen, Anrufe zu transkribieren und nach relevanten Informationen zu durchsuchen, sowie das Generieren von Nachrichtenentwürfen, erleichtert das Projektmanagement und die Kommunikation erheblich. Benutzer können schnell auf wichtige Details zugreifen, Besprechungen nachverfolgen und wichtige Informationen finden.
3. Excel: Datenanalyse und Interpretation
Durch die Formulierung von natürlichsprachlichen Fragen kann der Assistent angewiesen werden, komplexe Datenanalysen durchzuführen und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, ohne auf komplexe Datenbankabfragen zurückgreifen zu müssen. Er kann auch helfen, Daten in ansprechende Grafiken und Diagramme umzuwandeln und sie in Dokumente oder Präsentationen einzufügen.
4. PowerPoint: Effiziente Präsentationsgestaltung
Copilot als Feature kann Benutzern helfen, Zeit und Mühe bei der Arbeit mit PowerPoint zu sparen, indem es Designideen anbietet, bei der Recherche von Inhalten assistiert, Inhalte verdichtet und Hilfe bei der Bedienung des Programms gibt. So können Benutzer ihre Präsentationen rascher und leichter erstellen und dabei eine professionelle Optik realisieren.
5. OneNote: Bessere Notizenerstellung und -organisation
In unseren OneNote Schulungen hören wir oft: „Ich nutze OneNote bereits, habe aber keinen Überblick mehr über meine Notizen! Wie kann ich mich besser organisieren?" Copilot kann helfen, Notizen besser zu verstehen, Zusammenfassungen zu erstellen, Aufgabenlisten zu generieren und Ihre Ideen zu analysieren. Oder anders gesagt: Copilot ist endlich der digitale Assistent, der den Überblick über Ihre Notizen behält und die gerade benötigten Inhalte liefern kann – ganz ohne Ordnungssystem!
Integration in weiteren Anwendungen
Copilot ist auch in anderen Microsoft Anwendungen nutzbar, die weniger verbreitet sind als die klassischen Office-Programme.
Microsoft 365 Chat – Informationssuche: Wenn Sie eine fundierte Antwort auf eine Frage suchen, durchsucht M365 Copilot das Internet oder Ihre kürzlich erhaltenen E-Mails, Besprechungen, Konversationen und Dateien, um relevante Informationen zu extrahieren.
Loop – Bessere Kollaborationen: Copilot verbessert die Arbeit mit Loop, indem es automatische Zusammenfassungen generiert, die Ideenentwicklung unterstützt, Textanalyse und Verbesserung bietet sowie effiziente Kommunikation ermöglicht.
Whiteboard – Kreative Visualisierung: Copilot kann helfen, Gedanken auf dem Whiteboard zu visualisieren, indem es Skizzen, Symbole und Formen vorschlägt, die zum Thema passen.
Forms – Einfache Umfrageerstellung: Copilot kann Ihnen helfen, Umfragen, Quizze und Formulare in Forms zu erstellen, indem es Ihnen Fragen, Antworten und Optionen vorschlägt, die auf Ihrem Ziel basieren.
Stream – Videoinhalte zusammenfassen, Fragen stellen: Copilot kann Ihnen helfen, Videoinhalte in Stream zu verstehen, indem es Ihnen eine kurze Zusammenfassung des Videos gibt, wichtige Punkte hervorhebt und Ihnen Fragen zum Video stellt.
Beispielhafte Use Cases
- Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: Copilot kann potenziell nicht konforme Begriffe oder Aussagen in der Kommunikation markieren und auf ihre Nicht-Konformität hinweisen.
- Onboarding neuer Mitarbeiter: Copilot kann neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich schnell in die Organisation einzuarbeiten, indem es ihnen Zugang zu Unternehmensdaten und -dokumenten bietet.
- Personalwesen und Rekrutierung: Copilot kann im Personalwesen helfen, indem es beim Bewerbungsmanagement unterstützt, Lebensläufe analysiert und Interviews plant.
- Optimierung von Kundenserviceprozessen: Copilot kann den Kundenservice verbessern, indem es Supportmitarbeitern bei der Beantwortung von Kundenanfragen unterstützt und häufig gestellte Fragen automatisch beantwortet.
Was kostet Copilot und welche Lizenzen müssen dafür besorgt werden?
Es gibt verschiedene Varianten von Copilot, welche mit unterschiedlichen Lizenzmodellen einher gehen.
| Variante | Nutzerkreis | Voraussetzung | Kosten pro Monat und Nutzer |
|---|---|---|---|
| Copilot kostenlos | Privatpersonen | keine | keine |
| Copilot Pro | Privatpersonen | Lizenz für Microsoft 365 Single oder Microsoft 365 Family | 22,00 € |
| Copilot für Microsoft 365 | Unternehmen | Lizenz für Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3, E5, Office 365 E3 oder E5 | 28,10 € |
Kann Copilot auch gut kostenlos genutzt werden?
Die kostenlose Version von Microsoft Copilot bietet folgende Funktionen:
- Verwendung von Copilot im Web sowie unter Windows, macOS und iPadOS
- Zugang zu GPT-4 und GPT-4 Turbo außerhalb der Spitzenlastzeiten
- Verwendung von Text, Sprache und Bildern in der Konversationssuche
- Generierung von KI-Bilder mit Designer und 15 Boosts pro Tag
- Verwendung von Plug-Ins und GPTs
Im Gegensatz zu den kostenpflichtigen Versionen ist die kostenlose Version von Copilot jedoch nicht innerhalb der Microsoft 365 Apps verfügbar. Zudem ist die Anzahl der täglichen Nutzungen begrenzt.
Sicherheit und Vertraulichkeit
Microsoft Copilot greift zwar über die Microsoft Graph API auf verschiedenste Dokumente auf verschiedenen Plattformen zu. Jedoch respektiert es dabei die bereits bestehenden Berechtigungen und Policies. Es kann nur auf die Daten zugreifen, die ihm freigegeben sind. Zudem werden laut Aussage von Microsoft die generierten Nutzerdaten nicht genutzt, um die KI zu trainieren. Copilot erfüllt laut Microsoft die Anforderungen der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze.
Wie kann Microsoft Copilot im Unternehmen erfolgreich eingeführt werden?
Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Copilot im Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung:
Bewusstsein schaffen – Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Einführung von Copilot und seine Vorteile.
Technische Vorbereitung – Stellen Sie sicher, dass Copilot korrekt in den ausgewählten Microsoft 365 Apps installiert und konfiguriert ist.
Schulung und Anleitung – Bieten Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter an, damit sie Copilot effektiv nutzen können.
Change Management – Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern über den Fortschritt der Einführung.
Sicherheit und Datenschutz – Stellen Sie sicher, dass Copilot die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens einhält.
Evaluierung und Optimierung – Überwachen Sie die Nutzung von Copilot und analysieren Sie die Auswirkungen auf die Produktivität.
Unser Fazit
Copilot für M365 ist eine vielversprechende Technologie, die das Potenzial hat, die Produktivität und Kreativität von Nutzern zu erhöhen. Mit Copilot für M365 können Nutzer schneller und einfacher hochwertige Inhalte erstellen. Copilot für M365 ist jedoch kein Ersatz für menschliche Kreativität, Intelligenz und Verantwortung. Das Tool kann daher als ein leistungsfähiges Werkzeug angesehen werden, das die Nutzer unterstützt, aber nicht ersetzt.