Mit der ständigen Weiterentwicklung von SharePoint Online und den zunehmenden Anforderungen an modernes Arbeiten wird die Migration von älteren SharePoint-Versionen oder anderen Servern zu SharePoint Online zu einer immer wichtigeren Aufgabe.
In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Grundlagen der SharePoint-Migration und zeigen die wichtigsten Erfolgsfaktoren auf.
Warum sollte man zu SharePoint Online migrieren?
Die wichtigsten Gründe für eine Migration:
- Aktuelle Technologie nutzen: Zugang zu den neuesten Funktionen und Technologien, die die Produktivität steigern.
- Nahtlose Einbindung in M365: Perfekte Integration in die Microsoft-Welt mit Co-Authoring und Automatisierungen über die Power Platform.
- Kosteneffizienz: Reduzierte Kosten für Serverwartung und -infrastruktur.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Einfache Skalierung für wachsende Anforderungen.
- Sicherheit und Compliance: Erstklassige Sicherheitsfunktionen durch Retention und Sensitivity Labels.
Migration von SharePoint On-Premise zu SharePoint Online
Die meisten Migrationsprojekte, die wir bei AONIC begleiten, dienen dazu, aus dem veralteten SharePoint On-Premise zu SharePoint Online zu migrieren.
Nachteile von SharePoint 2013/2016/2019:
- Lokale Serverinstallation erforderlich
- Seltene Updates und begrenzte Erweiterbarkeit
- Begrenzte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit
Vorteile von SharePoint Online:
- Cloud-basiert, keine lokale Serverinfrastruktur nötig
- Regelmäßige Updates und Aktualisierungen
- Skalierbar und flexibel
- Zusammenarbeit in Echtzeit mit Office 365
Wichtig: Der Support der On-Premise-Version von SharePoint wird 2026 durch Microsoft eingestellt. Es ist daher zeitkritisch, bis dahin eine funktionierende Alternative zu finden.
Wie läuft eine SharePoint Migration ab?
Eine erfolgreiche SharePoint-Migration erfordert eine klare Vorgehensweise in fünf Schritten:
1. Bewertung der aktuellen Umgebung
Erfassen Sie eine umfassende Übersicht über Ihre vorhandene SharePoint-Umgebung, einschließlich aller Daten, Benutzer und Berechtigungen. Welche Arten von Daten sollen übertragen werden? Sollen auch Workflows oder Libraries migriert werden?
2. Planung und Vorbereitung
Legen Sie klare Ziele fest, einschließlich Zeitrahmen und Budget. Definieren Sie die konkreten Schritte und Verantwortlichkeiten. Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit und screenen Sie SharePoint-Custom- und Drittanbieterlösungen – einige könnten mit M365-Standardlösungen umgesetzt werden.
3. Datenmigration
Entscheiden Sie sich für ein Migrationstool (z.B. ShareGate, SharePoint Migration Tool von Microsoft) oder für eine manuelle Migration. Die Nutzung von Tools wird empfohlen, da diese nicht nur Daten, sondern auch Berechtigungen, Metadaten und sogar Drittanbieterlösungen migrieren können.
4. Überprüfung und Tests
Führen Sie umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert. Sind alle Berechtigungen eingerichtet? Sind sensible Inhalte geschützt?
5. Schulung und Support
Häufig unterschätzt und doch sehr wichtig: Schulen Sie Ihre Benutzer und bieten Sie kontinuierlichen Support für einen reibungslosen Übergang.
Unsere Top Tipps für die Migration
- Backup-Strategie: Erstellen Sie ein Backup vor der Migration, um Risiken zu minimieren.
- Volumen einsparen: Prüfen Sie, welche Inhalte seit über einem Jahr nicht mehr genutzt wurden.
- Integration in Office 365: Nutzen Sie die nahtlose Integration für Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung.
- Pro-Tipp: Nutzen Sie SharePoint nicht nur als Dokumentenablage – in Kombination mit der Power Platform wird es zum Business Operating Tool.
Bereit für Ihre SharePoint-Migration?
Wir screenen Ihre aktuelle Dateiorganisation kostenlos und unverbindlich. Kontaktieren Sie uns für eine erste Einschätzung zu Ihrem Migrationsprojekt.