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May

Social Intranet im Wandel

Ein Social Intranet und Microsoft Teams schließen sich nicht gegenseitig aus. Doch das Intranet muss an die neue Art des Arbeitens angepasst werden.

Vor über zehn Jahren begannen Social Intranets populär zu werden. Sie sollten die interne Kommunikation von Unternehmen sozialer gestalten, die Teamarbeit stärken und einen besseren Wissensaustausch ermöglichen. Wie bei Facebook und Instagram gab es im Social Intranet nun auch interaktive Funktionen wie Like-Buttons oder Kommentarspalten und Chatrooms.

Was ist ein Social Intranet?

Ziel der Social Intranets ist es, Mitarbeitende dazu anzuregen, ihr Wissen mit dem Unternehmen zu teilen und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Anstelle von reiner Top-Down-Kommunikation sollte hier ein Ort entstehen, wo sich quer durch alle Unternehmensbereiche ausgetauscht wird.  

Ein wichtiger Bestandteil von Social Intranets sind virtuelle Chatrooms bzw. Kanäle, die nach Themen, Gruppen oder Direktnachrichten angeordnet werden können. In diesen Kanälen gibt es die Möglichkeit, Funktionen wie Videokonferenzen, App-Integration oder cloud-basierten Austausch von Dateien anzubieten.

Microsoft Teams auf der Überholspur

Genau diese Funktionen haben Plattformen zur Geschäftskommunikation wie Microsoft Teams in den letzten Jahren perfektioniert und damit alleinstehende herkömmliche Intranet-Lösungen überholt. Besonders MS Teams zeigt, wie Kollaboration innerhalb von Unternehmen effizient vonstattengehen kann. Nicht nur der E-Mail-Verkehr wird deutlich verringert. Auch die Selbstbestimmung der User ist auf der Plattform gestärkt. Nutzende können selbst festlegen, ob externe Tools integriert werden sollen und sie können zudem anpassen, wie viele Informationen sie in bestimmten Bereichen erhalten wollen.

Seit Beginn der Covid-19-Krise im letzten Jahr stieg die Nutzung von MS-Teams sehr stark an, denn viele Unternehmen mussten praktisch von einem Tag auf den anderen auf ein Remote-System umsteigen. Sie erkannten das Potenzial der Plattform und MS Teams verzeichnete ein bahnbrechendes Marktwachstum.

Ist das Social Intranet obsolet?

Das wirft die Frage auf, ob man nicht einfach auf klassische Intranets verzichten und ausschließlich Plattformen wie MS Teams für die interne Kommunikation verwenden könne. Doch so einfach ist es nicht. Teams ist ein besonders starkes Tool, wenn es um Kollaboration von kleinen Gruppen geht. Aber es eignet sich nicht so sehr dafür, die Kommunikation in großen Communities zu koordinieren.

Ein Mehrkanal-Intranet

Eine bessere Lösung ist ein Intranet, das nach dem Mehrkanal-Konzept von James Robertson funktioniert. Dort werden Informationen auf plattformunabhängige Weise verwaltet und in mehreren Kanälen und Formaten geteilt, um sicherzustellen, dass sie dort hingelangen, wo sie auf Aufmerksamkeit stoßen. Es geht nicht mehr darum "so viele wie möglich" zu erreichen, sondern eher um "targeted communication", also zielgerichtete Kommunikation. Dadurch lässt sich auch die vielfach angeprangerte "Informationsflut" Sozialer Intranet reduzieren.

Angepasst an die Arbeitsweise der Mitarbeitenden

In der Idealvorstellung soll das Intranet der zentralisierte Ort sein, an dem alle Nachrichten und Kommunikationen erstellt, gemanagt und ausgespielt werden. Es ist jedoch recht schwierig, ein solches Konzept umzusetzen, bei dem alle Mitarbeitenden an jedem Gerät sich nur auf einer einzigen Plattform befinden. Stattdessen kann ein soziales Intranet auch einfach parallel zu anderen Plattformen genutzt werden. Zum Beispiel, indem es als Veröffentlichungs-Schnittstelle dient, über die Kommunikationen auf die verschiedenen Kanäle übertragen werden können, die im Unternehmen verwendet werden. Auf diese Weise kann es neben Microsoft Teams für Kollaboration und einer Mitarbeiter-App zur Erreichung von Non-Desk-Mitarbeitenden eingesetzt werden.

Die bestmögliche Wahl

Dieser Multi-Channel-Ansatz, der auch als "Best-of-Breed"-Strategie bezeichnet wird, befähigt Unternehmen, die Technologie auszuwählen, die den Anforderungen ihrer Mitarbeiter am besten entspricht. Die Strategie ermöglicht es, ein Intranet auf das zu konzentrieren, was es am besten kann: Kommunikation und Unterstützung der Unternehmenskultur.

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