Digitalisierung auf Schienen: Wie Microsoft 365 die Deutsche Bahn verbindet

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Die Deutsche Bahn, einer der größten Mobilitätskonzerne Deutschlands mit rund 250.000 Mitarbeitenden, steht wie viele Unternehmen vor der Herausforderung, die digitale Transformation effektiv umzusetzen. Ziel ist es, die bestehenden M365-Lizenzen optimal auszunutzen und eine moderne, vernetzte Arbeitsweise im gesamten Unternehmen zu etablieren. Doch wie begeistert man eine Organisation dieser Größe für digitale Tools und schafft nachhaltige Veränderungen im Arbeitsalltag?

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Trotz der bereits bestehenden Infrastruktur und Initiativen wie einem Self-Learning-Hub und aktiven Community-Plattformen gibt es auch bei der Deutschen Bahn Bereiche, in denen die Digitalisierung unterschiedlich weit fortgeschritten ist. Während einige Teams die Möglichkeiten moderner Technologien umfassend nutzen, bleiben andere zurückhaltend. Ein zentrales Problem war die suboptimale Nutzung der M365-Tools. Obwohl die Werkzeuge verfügbar waren, wurden sie von vielen Mitarbeitenden nicht in vollem Umfang eingesetzt. Diese Ungleichheit in der digitalen Kompetenz führte dazu, dass Prozesse ineffizient blieben und die Zusammenarbeit in manchen Fällen durch Silostrukturen erschwert wurde.

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Das Adoption- und Change-Management-Programm der Deutschen Bahn existiert bereits seit einigen Jahren und ist fest in der Organisation verankert. AONIC wurde 2024 für ein Jahr hinzugezogen, um das Programm durch gezielte Maßnahmen zu unterstützen und die digitale Transformation auf breiter Ebene voranzutreiben. Unsere Arbeit konzentrierte sich dabei auf drei zentrale Bereiche: 1. Community-Management: Wir unterstützten das bestehende Community-Management, das auf den Austausch zwischen Mitarbeitenden setzt. Besonders die sogenannten „M365.Insider" – engagierte Mitarbeitende, die als Vorbilder und Multiplikatoren für die Nutzung von M365 fungieren – wurden durch gezielte Maßnahmen gestärkt und weitergebildet. 2. Workshops und Schulungen: Ein Schwerpunkt unserer Arbeit lag in der Durchführung von interaktiven Schulungen und Workshops. Dabei richteten wir uns sowohl an Einsteiger als auch an fortgeschrittene Nutzer:innen. Besonders hervorzuheben sind die Power-Plattform-Workshops: In zweitägigen Sessions identifizierten die Teilnehmenden individuelle Prozesslücken und lernten, wie sie mithilfe der Power Plattform eigene Lösungen entwickeln können. 3. Inhalte für das Self-Learning-Hub: Das bestehende Self-Learning-Hub wurde durch von uns entwickelte Inhalte ergänzt. Diese Materialien ermöglichten den Mitarbeitenden, sich flexibel mit M365 vertraut zu machen und ihr Wissen zu vertiefen.

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Unsere Unterstützung trug dazu bei, die M365-Adoption in der Organisation zu fördern und bestehende Strukturen zu stärken. Die Maßnahmen zeigten schnell erste Erfolge: 1. Wachsende Interaktion in den Communities: Durch die gezielte Stärkung des Austauschs stieg das Engagement in den M365-Communities deutlich. Immer mehr Mitarbeitende nutzten die vorhandenen Ressourcen aktiv und setzten sich mit den Tools auseinander. 2. Praktische Ergebnisse aus den Workshops: Die Teilnehmenden der Power-Plattform-Workshops entwickelten in kürzester Zeit erste Anwendungen, die ihre Arbeitsabläufe spürbar verbesserten. Diese Erfolge motivierten nicht nur die Teilnehmenden selbst, sondern inspirierten auch ihre Kolleg:innen. 3. Positives Feedback: Die Deutsche Bahn hob unsere klare Kommunikation, praxisnahen Workshop-Formate und kreativen Ansätze hervor. Unser Blick von außen brachte frischen Wind und neue Perspektiven ins Programm.

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Die Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Bahn und AONIC zeigt, wie wichtig eine professionelle Unterstützung bei der Einführung und Nutzung moderner Technologien ist. Als Teil des bestehenden ACM-Programms konnten wir dazu beitragen, digitale Tools im Unternehmen besser zu verankern und den Wandel aktiv zu fördern. Das Programm selbst bleibt ein lebendiges Beispiel dafür, dass Digitalisierung nicht von heute auf morgen abgeschlossen ist. Mit kontinuierlicher Schulung, gezielten Workshops und einer offenen Kommunikationskultur kann jedoch jeder Schritt in Richtung digitale Zukunft gelingen – und genau diesen Weg hat die Deutsche Bahn eingeschlagen.